20.01.2021
Tüm iş
süreçlerini Nebim V3 ERP ile yöneten Gündoğdu Mobilya Nebim V3 ile yeni
projeler geliştirmeye devam ediyor. Gündoğdu Mobilya Bilgi Sistemleri Teknoloji
Müdürü Ahmet Yürük Nebim V3 Perakende Satış Sevkiyat Planlama projesiyle ilgili
görüşlerini paylaştı.
Firmanızdan
kısaca bahsedebilir misiniz?
"Gündoğdu
Mobilya olarak 1970 yılında kurulmuş bir firmayız. Geçen süre zarfında 90’lı
yıllarda üretim faaliyetlerimize başlayarak hem üretim hem de perakende satış
tarafında faaliyetlerimizi devam ettiriyoruz. Ürün grubu olarak mobilya,
koltuk, kanepe, yatak, ev tekstili gibi ürün gruplarında müşterilerimize hizmet
vermekteyiz. Firmamızın ana faaliyet alanlarından bir tanesi de taksitli satış
olduğu için taksitli satış yönünden ciddi anlamda işlemler yapmaktayız. Yaklaşık
2000’e yakın çalışanımızla, 120’ye yakın yurt içi mağazamız ve 30-35 civarında
dağıtım depomuzla faaliyetlerimizi sürdürüyoruz. Üretim olarak hem Trabzon hem
İnegöl merkezli 200.000 m2 kapalı alanda üretim yapmaktayız."
Nebim V3 Perakende
Satış Sevkiyat Planlama ile süreci nasıl yönetiyorsunuz, işleyişten
bahsedebilir misiniz?
"Mobilya,
koltuk gibi ürünler sattığımız için bu ürünler hemen satıldığında teslim edilebilecek
ürünler değil. Dolayısıyla bir teslimat planlamasına ihtiyacımız var. Bu işi
öncesi ve sonrası şeklinde anlatmak isterim aslında. Nebim V3 Sevkiyat Planlama
öncesinde bu işlemler çok daha basit mantıkla gerek kağıt üzerinde gerek Excel
ve basit form uygulamaları ile yönettiğimiz bir süreçti. Sevkiyat Planlama
uygulamasını canlıya aldıktan sonra asıl amacımız olan teslimat personelinin ve
depo personelinin verimliliğini ölçmek ilk hedefimizdi. Bunda da başarılı
olduğumuza inanıyorum sizinle birlikte bu projeyi yaptığımızda. İlk sonucumuzu
%100 memnuniyetle aldık. Sonrasında işi biraz daha ileriye götürerek, teslimat
personelimizin kullandığı araçlar ve bu araçların adres planlamalarının
yapılmasını, ürünler planlanırken ürünlerin otomatik rezerve edilmesini,
envanteri baz alarak planlama yapılmasını ve en önemlisi müşteriye verilen
teslimat gününün aksatılmamasını sağladık. Önceden biz bunu hafızada tutarak
kullanıcıya özel şahsi uygulamalarla yapıyorduk. Yani personel değiştiğinde
yeni personel geldiğinde uygulamanın yeniden kendisine anlatılması, sürecin
baştan alınması gerekiyordu. Nebim V3 Sevkiyat Planlama uygulaması ile
öncelikli olarak bu iş şahıstan alındı ve sistemsel hale geldi. A kişisi işten
ayrıldığında, B kişisi onun yerine geldiğinde sevkiyat tarafında kendisine çok
fazla eğitim verilmeden teorik birkaç eğitim ile bu süreci anında
yönetebiliyor. Sevkiyat planlamamızı bir gün önceden hazırlayabilmemiz çok
önemliydi. Nebim V3 Sevkiyat Planlama uygulaması sayesinde bunu başardık ve
ileri tarihlere de artık planlamalar yapmaya başladık. Yani alışveriş
yapıldıktan sonra müşterilerimizin teslimat günlerini neredeyse bir hafta
öncesinden çok rahat bir şekilde planlayarak eksiksiz ve kayıpsız şekilde bu
planlamaları bu uygulama ile raporlayıp sevk edebilir hale geldik. İşin bu back
office tarafı. Uygulama tarafında sevkiyat planlamada teslimat personellerimiz
araca ürün yüklendikten sonra kendi cep telefonlarındaki veya tabletlerdeki mobil
Nebim V3 Teslimat uygulaması sayesinde nereye hangi müşteriye neyi teslim
edeceklerini listeler halinde görebiliyorlar. Yine bu uygulamayı kullanarak
teslimat işlemlerini gerçekleştiriyorlar. Teslim ettikleri ürünlerin
fotoğrafını çekip sisteme yükleyebiliyorlar, arka planda back office’de depo
sorumlumuz teslimatın hangi aşamada olduğunu, daha doğrusu kendisine bağlı
ekiplerin teslimat esnasında hangi ürünleri teslim ettiğini, resimlerini çekip
çekmediğini, teslim edilen/edilmeyen raporlamasını canlı olarak yapabiliyor.
Yani baştan sona canlı, birbirine bağlı senkron bir uyulama kullanıyoruz. Tabi
akabinde raporlamalar çok zevkli hale geldi teslimatla alakalı. Hangi araç ne
kadar teslimat yapmış, hangi personel ne kadar teslimat yapmış, teslimatçıların
ortalama ürün adetleri, ortalama ürün tutarları gibi geri dönüşleri artık rahat
bir şekilde alabiliyoruz."
Bu projeyi
fiili kullanıma alırken yaşadığınız deneyimlere göre önerilerinizi bizimle
paylaşır mısınız?
"Bu projeyi
canlıya alırken, fiili olarak kullanmaya başlamadan önce gerek Nebim ekibi
gerek kendi ekibimizle ciddi online toplantılar yaptık. Bu proje pandemi
döneminin başlangıcına denk geldi. Bu süreçte biz analizlerimizi hızlı ve detaylı
bir şekilde yaptık. Bizim için en önemli olan konu bu sürecin taksitli satışların
yani bizim taksitli satış esnasında sonra teslim sattığımız ürünlerin
planlanmasıydı. İlk incelediğimiz konu bu oldu. Zaten bu projemizin ilk
fazıydı. Biz bu projeyi iki veya üç fazda bitirmeyi hedeflemiştik. İlk fazında
sattığımız ürünlerin sevkiyat planlamasını yaparak teslimat deposu ve teslimat
personelimizin verimliliğini ölçmekti. İlk fazı hemen devreye aldık. İkinci ve üçüncü
fazlarda araç yükleme fişleri, araç boşaltma fişleri gibi işlemler devreye
alındı. Üçüncü aşamada hemen zaten akabinde teslimat personelimizin mobil
uygulamayı kullanması ve bu mobil uygulama üzerinden geri bildirim sağlaması ve
akabinde bizim bunu raporlayabilmemiz gündeme geldi. Üç aşamada biz bunu hemen
devreye aldık. Projenin canlıya alınmasından sonra Nebim ekibiyle birlikte
yaptığımız çalışmalar oldukça hızlı ve verimli geçtiği için, kendileri ile olan
iletişimlerimizde herhangi bir sorun yaşamadık. Hızlı ve kolay bir geçiş oldu. Herhangi
bir zorluk çıkmadı. İş verenlerimiz ve yöneticilerimiz raporlar konusunda
oldukça memnun. Önceden bu uygulamalarla ilgili oldukça güç ve zor rapor
alabiliyorduk."
Uygulamalarının
sağladığı faydalardan kısaca bahsedebilir misiniz?
"Dediğim gibi
bizler taksitli satış yapan firma olduğumuz için özellikle müşterilerimizden
özel sipariş adında ürünler sipariş almaktayız. Dolayısı ile bu ürünlerin
üretiminden sonra teslim edilmesi zorlu bir süreç. Bir müşteriden özel siparişinin
alınmasından sonra üretim tarafında üretilmesi ve sonrasında dağıtım depolarına
sevk edilmesi ayrı bir süreç. Dağıtım depolarına sevk edilmesinden sonra
müşteriye teslim edilmesi ayrı bir süreç. Tam da bu noktada sevkiyat planlama
uygulaması canlıya alındıktan sonra müşterinin özellikle tercihine bağlı olarak
taksitlerini bitirdikten sonra teslim edilmesi veya taksitlerini bitirmeden üçüncü
taksitini ödediğinde teslim edilmesi veya bazen hiç taksit ödemeye başlamadan
da teslim edilebilmesi durumları olabiliyor. Tabi bu sürecin en başında
belirlenen bir durum olduğu için dağıtım deposunun bu konuda bilgisi olması
gerekiyor. Yine bu uygulama üzerinde eğer müşteriye verilen, müşteriyle alakalı
özel sipariş için görüşülen konu ne ise, teslimat sorumlusu, depo sorumlusu bu
sevkiyatı yaparken müşterinin durumuna göre planlama yapabiliyor. Örneğin
müşteri 10 taksitli bir ürün aldı bu 10 taksitli ürün, taksitler bittikten
sonra sevk edilecek ise planlama ekranına gelmemesinin sağlanması, beşinci taksitten
sonra sevk edilecekse beşinci taksitten sonra ekrana gelmesinin sağlanması
gibi. Müşterinin farklı özel bir durumu varsa bu şartın da sistem üzerinden
planlama ve teslimat sorumlusuna iletilmesi bu sistem üzerinden sağlanıyor. Burada
bilgi kopukluğunun önüne geçilmiş oldu. Bu noktada bize ciddi anlamda fayda
sağladığını düşünüyoruz. Bizim için sevkiyat planlama uygulaması şu aşamada
ciddi bir araç haline geldi. Sonrasında üzerine ekleyebileceğimiz oldukça
verimli olduğunu düşündüğümüz fikirlerimiz var. İnşallah yakın zamanda da bunu
sizinle paylaşacağız."
Nebim V3 Perakende Satış Sevkiyat Planlama uygulamasını keşfetmek için tıklayın>>